MyaGuide Reception — Public DPIA Summary v1.1

Versie 1.1 — 7 september 2026 — Van Riemsdijk & Karman S.L., handelend als MyaGuide

Informatie voor uw eigen privacyafweging

MyaGuide Reception helpt bewoners om gepubliceerde informatie van hun opvanglocatie te vinden, in beschikbare talen. Gemeenten en opvangorganisaties beheren en beoordelen die informatie. Mya is geen hulpverlener, geen noodmeldpunt en geen systeem dat beslissingen neemt over toegang tot opvang of voorzieningen.

Dit is ondersteunende leveranciersinformatie, geen door MyaGuide uitgevoerde DPIA voor uw organisatie en geen verklaring dat een DPIA niet nodig is. Uw organisatie beoordeelt haar eigen gebruik, met advies van haar functionaris voor gegevensbescherming. Een DPIA is vereist wanneer de beoogde verwerking waarschijnlijk een hoog risico oplevert; ook zonder opgeslagen gesprekken is een gemotiveerde afweging nodig.

Hoe de dienst met gegevens omgaat

Resident Mya gebruikt geen OpenAI of ander taalmodel. Antwoorden worden geselecteerd uit de gepubliceerde locatie-informatie. Er worden geen externe bronnen geraadpleegd.
De applicatie bewaart geen residentgesprekken in een database of browseropslag en bouwt geen bewonersprofiel of gespreksgeschiedenis op. De open pagina houdt het gesprek tijdelijk in geheugen; verversen of sluiten wist die weergave. Er is geen automatische wisfunctie bij inactiviteit.
Organisaties kunnen geen individuele residentvragen of antwoorden terugzien. Screenshots of vragen die iemand zelf aan support stuurt zijn afzonderlijke verstrekkingen.
Residentroutes zijn uitgesloten van analytics, tracking en referral- of attributieverwerking, ook bij bestaande marketingtoestemming. Reception werkt niet met referral partners.
Language Requests verzamelen taal, locatie, organisatie, week en aantal, zonder resident-ID of vraagtekst. Organisaties zien alleen grove aantallen over vier afgesloten weken: aantallen onder vijf worden verborgen, overige naar beneden afgerond op vijf. Vijf verzoeken zijn niet noodzakelijk vijf personen; bij kleine groepen blijft contextuele herkenning een aandachtspunt.
Medewerkers keuren de broninformatie goed. Na bronpublicatie vertaalt OpenAI die informatie automatisch naar alle ondersteunde Reception-talen. Er is geen routinematige menselijke goedkeuring van iedere vertaling; vertalingen kunnen fouten bevatten. Bronpublicatie is een afzonderlijke handeling; technisch gevalideerde vertalingen worden daarna automatisch aan die publicatie toegevoegd.
Document Import helpt bevoegde medewerkers tekst uit PDF/DOCX om te zetten in privévoorstellen. Vooraf gefilterde tekst gaat voor analyse naar OpenAI, vóórdat een medewerker het voorstel beoordeelt. Filtering herkent niet alle persoonsgegevens; upload daarom alleen geschikte, opgeschoonde algemene informatie. Originele bestanden worden tijdelijk verwerkt; voorstellen en herkomst worden bewaard.
Vragen van bewoners gaan niet naar OpenAI. MyaGuide gebruikt de API met responseopslag uitgeschakeld en geeft geen opdracht tot training op inhoud. Provider-misbruikmonitoring kan wel gegevens bewaren; uitgeschakelde responseopslag is geen garantie van nul bewaring.

Welke gegevens blijven relevant

Voor het beantwoorden van een vraag loopt deze tijdelijk via de hostinginfrastructuur; technische netwerkgegevens zoals een IP-adres zijn daarbij relevant en worden kort bewaard voor beveiliging. Daarnaast bestaan medewerkersaccounts en rechten, gepubliceerde content en versies, taalaggregaten, zakelijke administratie en supportmail. De bewaartermijnen, subverwerkers en internationale doorgiften staan in de Data Processing Agreement, annexes C en D.

Uw beoordeling. De organisatie bepaalt doel, rechtsgrond, lokale inrichting en passende maatregelen voor kwetsbare bewoners en minderjarigen. Deel geen vertrouwelijke persoonsdossiers via de publieke Guide. Een moeilijk te raden, niet-geïndexeerde link is geen toegangsbeveiliging. Bij gedeelde apparaten moet het vorige gesprek worden afgesloten en moet meekijken worden voorkomen. Bewoners kunnen onbedoeld gevoelige informatie invoeren; volledige automatische filtering wordt niet gegarandeerd.

Vóór ingebruikname

De organisatie bepaalt haar rechtsgrond, lokale inrichting en DPIA-/screeningsbesluit. De toepasselijke overeenkomsten beschrijven de verantwoordelijkheden, rechten- en incidentafhandeling. De afzonderlijke toegankelijkheidsverklaring blijft van toepassing.

DPIA Customer Pack beschikbaar op verzoek. Het volledige pakket wordt gecontroleerd verstrekt aan gemeenten, FG/DPO’s en andere bevoegde privacy-, inkoop- en securitybeoordelaars. Het is geen openbare download of algemeen document in de Beheeromgeving. Voor privacyvragen of het aanvragen van bewijs: reception@myaguide.com. De organisatie blijft het aanspreekpunt voor de rechten van haar bewoners.